Юридичні консультації з діяльності друкованих ЗМІ. Про вимоги до здавання документації в архів

На запитання відповідає медіаюрист проектів Тернопільського прес-клубу   Ігор ФЕДОРЕНКО.   «Будь ласка, роз’ясніть, які документи в обов’язковому порядку має здавати до Держархіву приватна редакція протягом своєї поточної діяльності (не ліквідація). Чи змінилися вимоги до нас у зв’язку зі зміною форми власності з комунальної на приватну?”

– Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» державні органи, органи місцевого самоврядування, державні та комунальні підприємства, установи й організації повинні мати архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що створюються за час їх діяльності, та використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

   В залежності від обсягів документації  обов’язки щодо її зберігання може бути покладено на спеціальний підрозділ – архів, або ж призначений спеціальний працівник – архіваріус. При невеликій кількості документів їх зберігання доручають відповідному працівникові у порядку суміщення посад. На практиці, коли в комунальних підприємствах не було ні архіву, ні архіваріуса, ні відповідального діловода, який би виконував ці функції, документи тривалого зберігання передавалися не до архіву підприємства, а до архіву міської ради або райдержадміністрації. Як правило це документи з питань організації системи управління,  фінансування, обліку та звітності, кадрової роботи, адміністративно-господарського обслуговування, а також документація, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.

У процесі роздержавлення вашого друкованого ЗМІ редакція  з комунального підприємства, яке було власністю територіальної громади, була перетворена в товариство з обмеженою відповідальністю приватної форми власності. Таке товариство повинно виконувати вимоги, передбачені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015  № 1000/5. Документи, які підлягають довготривалому зберіганню, визначені в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (затверджено Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5). Особливу увагу потрібно приділити Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду (затверджений Наказом Мін’юсту України від 14.03.2013 р. №430/5 (зі змінами, внесеними згідно з Наказами Мін’юсту № 2341/5 від 07.11.2013 р.,  № 366/5 від 16.03.2015 р.).

Таким чином після роздержавлення ваше підприємство самостійно організовує архівне зберігання документів відповідно до чинного законодавства до моменту його ліквідації. За незбереження або знищення архівних документів чинне законодавство ( ст. 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення, ст. 357 Кримінального кодексу України) передбачає відповідальність.

Консультації надаються в рамках виконання проекту Тернопільського прес-клубу «Сприяння медіа реформам та розвитку регіональної журналістики» за підтримки «Медійної програми в Україні», що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) і виконується міжнародною організацією Internews.

Запитання можна попередньо надсилати на таку електронну адресу – akardynal@ukr.net