Про збереження документів редакції

Юридичні консультації з діяльності друкованих ЗМІ.  На запитання відповідає медіаюрист Тернопільського прес-клубу  Ігор ФЕДОРЕНКО.

«Зараз немає можливості зібрати засновників і закрити товариство. Водночас треба звільнити приміщення редакції, в якому знаходяться документи ще з 40-х років минулого століття. Які документи треба зберегти обов’язково?».

– Підприємства зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

Мінімальні строки зберігання архівних документів юридичними особами визначаються Міністерством юстиції України. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності  державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 N 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за N 571/20884. Також Податковий кодекс України містить положення про строки, відповідно до яких платники податків зобов’язані зберігати документи та інформацію, пов’язані із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Але крім строків зберігання є передбачена законодавством процедура експертизи документів, за результатами якої приймається рішення, що треба зберігати, а що ні. Знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності заборонено.

Згідно «Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. N 1004, для організації роботи з експертизи цінності документів на підприємствах утворюються відповідні комісії. Положення про комісії з проведення експертизи цінності документів та їх склад затверджує керівник (керівний орган) підприємства. Комісія здійснює схвалення описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів районних, районних у Києві і Севастополі держадміністрацій, міських рад). Складає акти про вилучення для знищення документів, акти про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

Таким чином відбір документів, які обов’язково треба зберігати певний строк, а також тих, що підлягають подальшій передачі до державного архіву (архівних відділів районних або міських рад), здійснюється комісією з проведення експертизи цінності документів, яка створюється на підприємстві відповідно до вимог чинного законодавства.

У разі ліквідації юридичної особи ліквідаційні комісії зобов’язані забезпечити впорядкування та збереженість документів, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов’язкових платежів), нарахуванням і виплатою заробітної плати працівникам, і за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства, або уповноваженою ним архівною установою, визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юридичних осіб.

Консультації надаються в рамках виконання проєкту Тернопільського прес-клубу «Сприяння медіа реформам та розвитку регіональної журналістики».

Запитання можна попередньо надсилати на таку електронну адресу – akardynal@ukr.net